Utilisation de l'outil de téléchargement CSV de Kustomer

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L'outil de téléchargement CSV de Kustomerpeut aider les utilisateurs à réaliser de nombreux cas d'utilisation lorsqu'ils tentent de télécharger de grandes quantités de données dans l'instance de la plateforme Kustomer de leur organisation. 

Dans ce blog, nous allons travailler sur un exemple concret et vous montrer comment télécharger en masse des données à partir d'un fichier CSV et y donner suite. Vous n'aurez besoin d'aucune connaissance préalable pour mettre en œuvre cette méthode. La seule chose dont vous aurez besoin est un accès à Kustomer avec l'autorisation de créer des webhooks, des clés API et des flux de travail.

Par exemple, disons que vous voulez envoyer un courriel groupé à vos clients avec un blog sur toutes les façons intéressantes d'utiliser un produit qu'ils ont acheté et sur la façon de les contacter s'ils ont des questions spécifiques. 

Toutefois, si la capacité de vos systèmes externes à envoyer des courriers électroniques en masse est limitée et que vous n'avez pas encore configuré votre système de commande externe avec Kustomer, nous avons une solution : vous pouvez obtenir un fichier CSV contenant les informations des clients qui ont commandé le produit. C'est l'occasion idéale de mettre à profit l'outil de téléchargement CSV.

Étape 1 : Création du crochet du formulaire

La première chose que nous devons faire est de créer un nouveau form hook qui sera capable de recevoir les données de notre outil de téléchargement CSV. Pour rappel, un form hook est une URL unique qui permet à des applications tierces d'envoyer des informations en temps réel à Kustomer. 

Ceci peut être fait par : 

  • Accédez à votre instance Kustomer et naviguez jusqu'à Paramètres > Plate-forme > Webhooks entrants, puis cliquez sur l'onglet "Form Hooks" sur cette page de paramètres. 
  • Une fois là, vous devez cliquer sur le bouton "Add Inbound Webhook". 
  • Nommons-le "Bulk Email", donnons-lui une description de "Bulk Email" et pour le type, sélectionnons "Form".
  • Une fois qu'il est créé, cliquez sur les trois points à côté du nouveau crochet de formulaire que vous venez de créer, puis cliquez sur "Copier l'adresse du crochet". 
  • Une fois que vous avez copié cette adresse, vous pouvez vous rendre sur l'adresse web de l'outil de téléchargement CSV et la coller dans le champ "Adresse d'accrochage".

Étape 2 : Création de la clé API

Ensuite, nous allons créer notre clé API qui donnera à l'outil CSVupload la permission d'envoyer des données dans ce webhook. Les clés API sont nécessaires pour autoriser Kustomer à envoyer et recevoir des données à travers les points de contact de l'intégration.

Pour ce faire, nous allons : 

  • Retournez dans notre instance Kustomer et allez dans Paramètres > Sécurité > Clés API. 
  • Une fois là, cliquez sur le bouton "Add API Key". Le nom peut être ce que vous voulez, utilisons "Bulk Email" pour cet exemple. 
  • Pour les rôles, recherchez et utilisez "org.hooks". 

Remarque : nous vous recommandons d'ajouter une date d'expiration à toute clé API que vous créez. Vous pouvez toujours en créer une nouvelle et supprimer les anciennes à partir de cet écran, puis remplacer celles qui ont expiré à un autre moment. 

Continuez le processus pour créer la clé API : 

  • Une fois que vous aurez cliqué sur "Créer", la clé ne sera disponible que jusqu'à ce que vous fermiez la modale qui s'affiche. Ensuite, elle sera invisible, à l'exception des six derniers caractères, afin que vous puissiez confirmer que vous disposez de la bonne clé API. 
  • Conservez cette clé dans un endroit sûr sur votre disque local si vous pensez pouvoir y faire référence ultérieurement. 
  • Une fois que vous l'avez, vous pouvez retourner sur notre site de téléchargement de CSV et coller la clé dans le champ "Clé API".

Étape 3 : Mise en place du flux de travail

Vous êtes presque prêt à commencer à envoyer des fichiers dans votre instance Kustomer . Vous devez maintenant mettre en place un flux de travail qui ingérera les données du crochet du formulaire et sera capable d'agir sur ce qui arrive. 

Pour ce faire, sur Kustomer, vous allez.. :

  • Allez dans Paramètres > Plate-forme > Flux de travail. 
  • Sur cette page, sélectionnez "Ajouter un flux de travail", puis choisissez "Flux de travail personnalisé". 
  • Le flux de travail doit porter le nom de votre choix (assurez-vous que l'option de flux de travail appelable est décochée) et vous serez amené à une page de flux de travail vierge avec une case "Choisir le déclencheur" au milieu. 
  • Cliquez sur cette case et un nouveau volet remplacera celui de droite. Là, sous l'application de déclenchement, dans la liste déroulante, sélectionnez "Hooks" et sous l'événement de déclenchement, faites défiler vers le bas et le webhook "Bulk Email" que vous venez de créer fait partie de cette liste déroulante - choisissez-le. 
  • Localisez le milieu en haut à droite et sélectionnez "enregistrer", puis basculez le bouton à côté pour activer le flux de travail, il passera du gris au bleu. 
  • After that, go to the bottom left of the screen where it says “View Logs” and expand that. In the top left of the modal click “< TOP 100 EVENTS” and the workflow page should now look like the screenshot below.

Étape 4 : Envoi de données par le crochet

Vous êtes maintenant prêt à commencer à envoyer des données par le biais du crochet et à élaborer le flux de travail avec les données de la feuille de calcul.

Quelques mises en garde concernant les données qui arrivent par le crochet : il doit s'agir d'un fichier .csv, et la première ligne du fichier doit contenir des données dans chaque colonne sans espace. Si les colonnes sont intitulées "Nom du client" ou "Email du client", nous voudrons les changer en quelque chose comme "Nom_Client" ou "Nom_Client" avec un trait de soulignement entre les mots ou sans espace. La première ligne deviendra les valeurs d'attribut qui nous permettront de mettre en correspondance toutes les données de chaque colonne pour chaque ligne du CSV. Envoyons un exemple et voyons ce qui se passe dans l'instance Kustomer . 

Vous trouverez ci-dessous un exemple de fichier CSV contenant quelques clients, leur nom et leur adresse électronique. Ceux-ci se trouvent dans les colonnes intitulées "Nom" et "Email".

Pour envoyer un test : 

  • Rendez-vous dans l'outil de téléchargement de CSV où vous avez préparé votre crochet et votre clé API, puis faites glisser ce fichier depuis votre Finder/explorateur de fichiers et déposez-le directement dans le champ "Télécharger CSV". 
  • Le "Upload Id" sera automatiquement rempli avec le nom du fichier CSV. Vous pouvez le nommer comme vous le souhaitez. C'est ainsi que vous pourrez identifier les données qui ont été créées lorsque vous avez envoyé un téléchargement spécifique. 
  • Avec ces données de test, vous allez sélectionner "Upload" et vous devriez voir un écran similaire à celui ci-dessous.

Si vous recevez un message d'échec, il y a plusieurs choses à vérifier : 

  • Confirmez que les six derniers chiffres de votre clé API correspondent à la clé API que vous avez créée, et confirmez que l'adresse du crochet est copiée correctement.
  • Vous pouvez également recopier l'adresse du crochet directement dans le flux de travail. Le service d'assistance est également disponible pour vous aider à résoudre ce problème. 

Maintenant que nous avons notre message de réussite, nous allons retourner au flux de travail et vérifier les journaux. Effectuez les étapes suivantes pour poursuivre notre test : 

  • Rien ne s'affichera mais une fois que vous aurez cliqué sur le bouton d'actualisation "⟲" des journaux, vous verrez trois événements qui se sont produits. Ces événements correspondent aux trois lignes de données de mon CSV. 
  • Vous pouvez cliquer sur le premier événement, puis sur l'étape "Recevoir". Là, vous verrez les données dans les sections "input" et "output" des logs - c'est-à-dire toutes les données disponibles dans une seule ligne du CSV mappées aux noms des colonnes de la première ligne.
  • Avec les données de sortie, vous pouvez maintenant commencer à faire plus d'étapes dans le flux de travail pour prendre des mesures avec ces données.

Étape 5 : Construire le reste du flux de travail

Nous allons maintenant construire le reste du flux de travail. Pour ce faire, suivez ces étapes : 

  • Sous l'étape de l'envoi massif d'e-mails, vous allez cliquer sur le signe plus et sélectionner "Action". 
  • Sur le côté droit, sous "Action App", cliquez et sélectionnez "Kustomer" sous "Action Event", puis cliquez et trouvez "Customer : Recherche par email".
  • Les champs obligatoires apparaîtront et dans le champ email, alors vous devriez entrer : "/#steps.1.attributes.data.upload.Email". La syntaxe que nous utilisons est très spécifique. 
  • Pour accéder à l'e-mail à partir du CSV que vous avez téléchargé, vous devez commencer par "/#steps", ce qui indique au flux de travail de rechercher une étape dans le flux de travail. 
  • Now after the period, add the ID of the step. The first step in a workflow always has an ID of “1”, so it’s going to be “/#steps.1”. If typing this yourself, the workflow will switch to a blue “1”. To switch views click the “<>” right above the input field. The rest of the string output of the first step. 
  • Vous devez d'abord utiliser "attributs", puis vous verrez apparaître deux points et une accolade. Cela signifie que vous pouvez accéder au niveau inférieur suivant au moyen de la notation par points(accesseurs de propriété). 
  • Ensuite, il y aura trois autres niveaux que vous devrez parcourir. Dans ce cas, il s'agit de "data", "upload" et "Email" (sensible à la casse). 

En assemblant le tout, "/#steps.1.attributes.data.upload.Email" indiquera au flux de travail que vous voulez utiliser ce qui vient après "Email" comme chaîne à utiliser. Dans ce cas, il s'agit de la première ligne du fichier "jotest@gmail.com".

Étape 6 : Ajout d'une étape de condition au flux de travail

Ensuite, nous devons ajouter une "étape de condition" à notre flux de travail dans le cas où le client n'existe pas. Pour ce faire : 

  • Cliquez sur le plus sous l'étape 2 et choisissez "Étape de condition". 
  • Sur le côté droit, sous "Continuer seulement si", cliquez sur la case et apparaît "2 Client : Lookup by Email", nous allons le sélectionner et faire défiler la liste pour choisir "Id". 
  • Définissez-le de telle sorte que si l'"Id" existe, il continuera. Plus tard dans ce blog, nous verrons ce qu'il faut faire si le client n'existe pas.

Étape 7 : Envoi de l'e-mail

Une fois que vous avez déterminé que le client est dans le système, l'étape suivante du processus consiste à envoyer le courriel.  

  • Tout d'abord, vous devez créer une nouvelle conversation avec ce client. Vous pouvez cliquer sur le signe plus sous la condition pour ajouter une nouvelle étape d'action. 
  • Allez ensuite dans Action App > Kustomer et Action Event > Conversation : Créer. Les champs obligatoires s'affichent et vous devez utiliser le client trouvé à l'étape précédente. 
  • Cliquez sur "Client (chaîne)", faites défiler la liste et sélectionnez "Id". Maintenant que vous avez la conversation, vous pouvez ajouter un message à cette conversation. 
  • Cliquez sur le signe plus sous "Conversation : Créer" et suivez Action App > Postmark et Action Event > Message Send (Note : Gmail ne prend pas en charge la messagerie de masse). 
  • Vous verrez quelques attributs obligatoires qui doivent être ajoutés dans cette étape. Pour "Customer (string)", cliquez sur le champ, sélectionnez "2 Customer : Lookup by Email", faites défiler la liste et sélectionnez "Id". 
  • Ensuite, dans "Conversation (chaîne)", sélectionnez "3 Conversation : Créer" et trouvez "Id". 
  • Dans le champ "From :", ajoutez une adresse électronique que vous souhaitez utiliser. Par défaut, un alias de support est déjà configuré et il sera support@ORGNAME.mail.kustomerapp.com où ORGNAME est unique à votre organisation.
  • Le "champ To :" sera la chaîne utilisée pour accéder à un courriel, "/#steps.1.attributes.data.upload.Email". 
  • Enfin, ajoutez une ligne d'objet et le corps de votre message. 

Si vous souhaitez utiliser un modèle d'e-mail, vous pouvez sélectionner le modèle que vous souhaitez utiliser en bas. Vous pouvez également en créer un en suivant ce guide de notre centre d'aide. Vous êtes maintenant en mesure d'envoyer des e-mails aux clients qui ont été trouvés.

Étape 8 : Création d'un chemin si le client n'existe pas

Maintenant, que se passe-t-il si le workflow n'a pas trouvé le client ? Si l'Id n'existe pas, nous devons créer une option pour ce chemin. 

Pour ce faire : 

  • Cliquez sur le signe plus au-dessus de l'étape de condition et sélectionnez "Branche de condition". 
  • Dans ce cas, il n'y a que deux possibilités : soit le client existe, soit il n'existe pas. Dans la branche de condition qui a été créée dans le champ "Continuer seulement si", entrez "true" et sélectionnez exists, de sorte que le processus se poursuivra si l'autre condition est fausse.

Dans cette branche, vous devrez ajouter d'autres étapes. 

  • Cliquez sur le signe plus pour ajouter une nouvelle étape d'action. Il s'agira de Action App > Kustomer et Action Event > Customer : Créer. 
  • Tous les champs sont facultatifs ici, cependant, vous voulez être en mesure de retrouver ces clients à l'avenir, alors ajoutons leur nom et leur adresse électronique dans les champs associés. 
  • Le nom sera "/#steps.1.attributes.data.upload.Name" et l'email sera "/#steps.1.attributes.data.upload.Email". 
  • Ce sont les deux étapes de sortie associées qui contiennent les données que vous souhaitez utiliser pour mettre à jour les informations sur le client. Si le fichier CSV comporte d'autres champs, vous pouvez utiliser la même notation par points pour remplir toutes les informations associées.

Une fois que nous avons créé le client, nous pouvons : 

  • Copiez les étapes "Créer une conversation" et "Envoyer un message àPostmark " et collez-les sous le client que vous venez de créer. 
  • Vous cliquez sur l'étape que vous voulez copier, vous vous rendez en haut à droite du panneau et vous cliquez sur l'icône de copie. 
  • Cliquez ensuite sur le signe plus situé sous l'étape que vous souhaitez ajouter à celle que vous venez de copier, puis sélectionnez coller. 
  • Une fois qu'ils sont collés, vous devez y apporter quelques ajustements pour vous assurer qu'ils font référence aux étapes correctes du flux de travail.

Dans la conversation : 

  • Créez une étape sous "Client : Create", supprimez les anciennes informations dans "Customer (string)", et choisissez "Conversation : Créer > Id". 
  • L'étape "Postmark Message Send " devra également être mise à jour pour refléter de la même manière les ID de client et de conversation appropriés. 
  • Tout le reste peut être laissé tel quel puisque vous avez utilisé l'adresse électronique de la première étape et notre adresse électronique d'assistance générale. L'objet et le corps de l'e-mail ne vont pas non plus changer.

Étape 9 : Test du flux de travail

Maintenant, nous allons le tester. Pour s'assurer que tout est configuré correctement : 

  • Retournez à l'outil de téléchargement de CSV. 
  • Assurez-vous que vous avez le fichier CSV avec les emails associés que vous voulez envoyer dans les colonnes intitulées "Nom" et "Email". 
  • Ensuite, vous vous assurerez que vous avez la bonne clé API, et enfin que vous avez la bonne "adresse d'accrochage". 
  • Ensuite, vous pouvez télécharger et voir ce que les journaux disent quand vous les rafraîchissez.

Vous l'avez fait ! Vous disposez d'un flux de travail robuste qui enverra un courriel à une feuille de calcul de clients. Vous pouvez le modifier pour mettre à jour toutes les données relatives au client que vous souhaitez. Supposons que vous connaissiez les numéros de commande spécifiques de ces clients et que vous souhaitiez ajouter une liste de ces numéros à chacun d'eux. Vous pouvez modifier ce flux de travail pour trouver le client qui a passé cette commande et l'ajouter à un nouvel attribut de tableau que vous avez créé sur le client. 

Les options de cet outil sont variées et puissantes. Il y a quelques limitations à connaître, il peut gérer des fichiers CSV de 70 000 lignes, mais rien de plus grand. De plus, si vous n'utilisez pas l'identifiant de téléchargement pour suivre les modifications, vous aurez du mal à retrouver ce que vous avez fait avec ce téléchargement CSV. Si vous avez des questions ou si vous souhaitez obtenir de l'aide sur un cas d'utilisation, n'hésitez pas à nous envoyer un e-mail à support@kustomer.com à tout moment.
Félicitations. Vous êtes arrivé à la fin. Vous pouvez également copier cette GIST et l'importer en tant que flux de travail afin d'avoir un point de départ pour en créer un dans votre instance.

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